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Wenn eine Hausverwaltung bestellt ist, hat sie das Bauwerksbuch elektronisch zu führen. Bei mehreren Häusern sollten Fristgruppe, Aktenlage, Vollmachten und Planeinsicht pro Gebäude erfasst und anschließend gemeinsam priorisiert werden.
Wer beauftragt: Eigentümer, Gemeinschaft oder Verwaltung
Die Pflicht trifft das Bauwerk und damit die Eigentümerseite. Ist eine Hausverwaltung bestellt, hat sie das Bauwerksbuch elektronisch zu führen; die Beauftragung der Erstellung ist davon zu unterscheiden und richtet sich nach dem Verwaltungsvertrag und der Beschlusslage im Haus.
Praktisch heißt das: Die Verwaltung kann den Ablauf organisieren, die Beauftragung selbst braucht aber eine tragfähige Grundlage gegenüber den Eigentümern. Wir halten deshalb Angebot und Auftragsbestätigung so, dass sie einer Eigentümergemeinschaft vorgelegt werden können.
Für die Planeinsicht bei der MA 37 gilt zusätzlich eine eigene Anforderung: Wer nicht selbst Eigentümer ist, benötigt nach den Informationen der Stadt Wien eine Vollmacht, dazu einen Lichtbildausweis und einen höchstens drei Monate alten Grundbuchauszug. Diese Vollmachten früh einzusammeln ist der unauffälligste und zugleich häufigste Zeitverlust im Portfolio.
Die Objektliste darf unvollständig sein
Eine Hausverwaltung sollte nicht für jedes Gebäude bei null beginnen. Excel, CSV, kopierte Tabellen oder eine einfache Adressliste genügen als Ausgangspunkt: Adressen werden normalisiert, bekannte Nutzflächen übernommen und fehlende Werte automatisch geschätzt. Unklare Einzeladressen blockieren das Portfolio nicht; sie werden markiert und anschließend kostenlos geprüft.
Die Auswertung zeigt je Liegenschaft Adresse, Gebäudetyp, angegebene oder geschätzte Fläche, Preisstufe und Einzelpreis, danach Portfoliorabatt und Gesamtsumme. Damit lässt sich intern budgetieren, ohne zuerst für hundert Gebäude einzelne Formulare auszufüllen.
Beide Fristgruppen im Bestand erfassen
Der erste Arbeitsschritt ist nicht die Begehung, sondern eine Liste. Für jedes Objekt wird das Errichtungsjahr festgestellt und daraus die Fristgruppe abgeleitet: Gebäude vor dem 1. Jänner 1919 grundsätzlich bis 31. Dezember 2027, Gebäude von 1919 bis vor 1945 grundsätzlich bis 31. Dezember 2030.
Maßgeblich ist das Jahr der Ersterrichtung, nicht das Jahr eines späteren Umbaus. Gerade in gemischten Beständen führt das regelmäßig zu Überraschungen: Ein durchsaniertes Haus kann in der frühen Fristgruppe liegen, ein optisch älteres in der späteren.
Ausgenommen sind grundsätzlich Kleingartenhäuser, Kleingartenwohnhäuser und Gebäude mit einer bebauten Grundfläche von nicht mehr als 50 m². Diese Objekte gehören trotzdem einmal geprüft und dann ausdrücklich als geprüft vermerkt, damit sie nicht in jeder Folgesitzung erneut diskutiert werden.
Portfolios nach Handlungsbedarf ordnen
Die Übersicht priorisiert Häuser nach nächstem Schritt und Frist. So ist sofort sichtbar, wo eine Vollmacht fehlt, eine Planeinsicht aussteht oder eine Begehung vorbereitet werden kann.
Die nützlichere Sortierung ist dabei nicht die nach Frist, sondern die nach Aktenlage: Ein Haus mit vollständigem Bauakt ist auch spät noch machbar, ein Haus mit Archivbedarf nicht.
Aktenbeschaffung über mehrere Jahre staffeln
Mehrere unvollständige Bauakte können nicht beliebig gleichzeitig im Archiv bearbeitet werden. Ein Termin der MA 37 gilt jeweils für eine Adresse, und die Stadt Wien weist in den Erläuterungen zum Bauwerksbuch selbst auf begrenzte Ressourcen und mehrmonatige Wartezeiten hin.
Für ein Portfolio folgt daraus eine einfache Rechnung: Die Zahl der Objekte mit Archivbedarf bestimmt, wie früh begonnen werden muss – nicht die Frist des einzelnen Hauses. Wir erfassen deshalb die Unterlagenlage pro Objekt und planen die Termine früh über das Portfolio hinweg, statt sie im Fristjahr zu bündeln.
Aufgabenteilung: was die Verwaltung liefert, was wir übernehmen
Die Zusammenarbeit funktioniert am reibungslosesten, wenn von Anfang an feststeht, wer was beisteuert. Der Aufwand der Verwaltung liegt fast vollständig am Projektbeginn und besteht überwiegend aus Unterlagen, die ohnehin im Haus sind.
- Verwaltung: Objektliste mit Adressen und, soweit bekannt, Nutzflächen
- Verwaltung: vorhandene Pläne, Bescheide und Befunde in beliebiger Form
- Verwaltung: Vollmachten sowie Zugang zu Dach, Keller, Steigleitungen und Allgemeinflächen
- Verwaltung: eine Ansprechperson je Objekt für den Begehungstermin
- Wir: Prüfung der Aktenlage und Feststellung der tatsächlichen Lücken
- Wir: Terminbuchung und Planeinsicht bei der MA 37
- Wir: Digitalisierung, Begehung, Erstellung, Registrierung und PDF-Übergabe
Was in die Eigentümerversammlung gehört
Wo ein Beschluss nötig ist, braucht die Versammlung drei Angaben: welche Häuser betroffen sind, bis wann, und mit welchem Betrag zu rechnen ist. Genau diese drei liefert der Portfolio-Ausdruck aus dem Rechner, ohne dass zuvor für jedes Gebäude ein Formular ausgefüllt werden muss.
Hilfreich ist außerdem, den Unterschied zwischen Erstellung und laufender Führung offen anzusprechen. Die Erstellung ist ein einmaliger Betrag, die elektronische Fortschreibung und die Folgeprüfungen sind eine Daueraufgabe – wer das gemeinsam beschließt, muss es nicht in zwei Jahren erneut auf die Tagesordnung setzen.
Einheitliche Übergabe und Fortschreibung
Alle Objekte folgen derselben Struktur. Bei Nutzung des optionalen Kundenportals sind freigegebene Dokumente, Status und Termine für die zuständige Hausverwaltung sichtbar. Die weitere Nutzung kostet nach drei Monaten ab Fertigstellung auf Wunsch 6 € inkl. USt. (5 € netto) pro Haus und Monat und ist monatlich kündbar.
- Einheitliche Objektstruktur
- Klare Kundenaufgaben
- Status je Gebäude
- Prüfkalender über mehrere Häuser
- Nachvollziehbare Freigaben
Konditionen für mehrere Objekte
Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich ab einer gewissen Größe bündeln. Für gemeinsam kalkulierte Objekte gilt ein Portfoliorabatt auf den Gesamtpreis: 5 Prozent ab fünf, 7 Prozent ab 20 und 9 Prozent ab 30 Objekten. Für bis zu vier Objekte gelten die Einzelpreise.
Der Kostenrechner gibt eine erste Portfolio-Orientierung; der konkrete Preis folgt nach Sichtung von Objektliste und Aktenlage. Eine Excel- oder CSV-Liste genügt als Ausgangspunkt, auch mit Lücken.
Beauftragen und bezahlen ohne neues Benutzerkonto
Das offizielle Angebot wird per E-Mail und über einen sicheren Link bereitgestellt. Für Annahme und Anzahlung ist kein Kunden-Login erforderlich; die Anzahlung erfolgt per Kreditkarte im sicheren Stripe-Checkout.
Nach der Beauftragung kann die zuständige Verwaltung den optionalen Portalzugang für Status, freigegebene Dokumente und Termine aller Objekte nutzen. Die weitere Nutzung kostet nach drei Monaten ab Fertigstellung auf Wunsch 6 € inkl. USt. (5 € netto) pro Haus und Monat und ist monatlich kündbar.
Häufige Fragen
Können mehrere Objekte in einem Auftrag zusammengefasst werden?
Ja, und das ist der Regelfall. Die Objekte werden gemeinsam kalkuliert, der Portfoliorabatt richtet sich nach ihrer Anzahl, und die Termine werden über den Bestand hinweg geplant. Jede Liegenschaft bleibt in der Auswertung mit eigener Fläche, Preisstufe und Einzelpreis nachvollziehbar.
Braucht jedes Haus im Portfolio ein eigenes Bauwerksbuch?
Die Pflicht knüpft am einzelnen Bauwerk an, nicht am Portfolio. Mehrere Baukörper auf einer Liegenschaft – etwa Hoftrakte oder Zubauten – sind dabei gesondert zu betrachten und im Angebot ausdrücklich auszuweisen. Ausgenommen sind grundsätzlich Kleingartenhäuser und Gebäude mit höchstens 50 m² bebauter Grundfläche.
Welche Unterlagen muss die Hausverwaltung selbst beistellen?
Objektliste, vorhandene Pläne und Bescheide in beliebiger Form, die Vollmachten und den Zugang zu Dach, Keller und Allgemeinflächen. Alles Weitere – Prüfung der Aktenlage, Planeinsicht, Digitalisierung, Begehung, Erstellung und Registrierung – übernehmen wir. Unvollständige Listen blockieren den Start nicht.
Ab wie vielen Objekten lohnt sich ein Sammelangebot?
Preislich ab dem fünften Objekt, weil dann 5 Prozent Portfoliorabatt gelten. Ab 20 Objekten sind es 7 Prozent und ab 30 Objekten 9 Prozent. Organisatorisch lohnt sich die gemeinsame Erfassung auch früher: Ab etwa zehn Häusern entscheidet nicht mehr nur der Preis, sondern die Frage, wie viele Archivtermine über wie viele Jahre verteilt werden müssen.
Wir haben Häuser mit Frist 2030 – können wir damit warten?
Warten lässt sich, planen sollte man trotzdem jetzt. Beide Fristgruppen greifen auf dieselbe Archivkapazität zu, und die Objekte mit Frist 2027 belegen sie zuerst. Unsere Einschätzung: Ein Bestand, der beide Gruppen gemeinsam erfasst und die Aktenbeschaffung über die Jahre staffelt, kommt ruhiger durch als einer, der 2029 mit den 2030er-Häusern beginnt.
Rechtliche Angaben sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls. Preise und Leistungsumfang sind eigene Angaben von Bauwerksbuch Wien 24.
§ 128a Bauordnung für Wien – geltende Fassung →MA 37 – Erläuterungen zum Bauwerksbuch (PDF) →Stadt Wien – Formulare, Merkblätter und Vollmachten →Verantwortlichkeit: Redaktion und Quellenarbeit erläutern wir auf unserer Über-uns-Seite. Die fachliche Erstellung und Erstprüfung eines konkreten Bauwerksbuchs übernehmen entsprechend befugte, unabhängige Personen aus unserem Pool.